Sistem inventori produk koko merupakan sebuah perisian yang dibangunkan bertujuan memudahkan pengurusan inventori secara sistematik kepada pekerja kilang HPA. Inventori juga yang bermaksud jumlah keseluruhan produk koko yang disimpan dalam sebuah stor atau kilang dalam tempoh masa tertentu. Hal ini adalah penting untuk memastikan pemilik mengetahui jumlah produk yang tepat dan ruang penyimpanan dengan tujuan membuat pesanan atau kerugian kawalan. Pengurus kilang juga perlu mengetahui sebanyak mana unit produk yang boleh dihasilkan berdasarkan permintaan pelanggan.
Maklumat seperti laporan inventori pengeluaran produk, penyimpanan produk dan permintaan produk akan direkodkan dengan teliti. Maklumat mengenai pengeluaran produk akan bergantung kepada jumlah hasil tanaman koko yang dihasilkan oleh petani. Koko mentah pula akan diproses dikilang dan akan dibungkuskan untuk menjadi produk koko yang sudah siap. Produk koko pula akan diagihkan kepada pengedar atau pembekal berdasarkan permintaan pelanggan.
Sistem inventori produk koko juga akan membuat penyimpanan stok sebagai persiapan dan persediaan jika terdapat sebarang permintaan yang melebihi daripada pengeluaran. Pihak kami akan berurusan dengan petani koko bagi memastikan pengeluaran koko dihasilkan dapat memenuhi permintaan kilang sekaligus bagi memenuhi pasaran luar. Ini bagi memastikan bekalan produk koko adalah terjamin permintaannya oleh pelanggan. Produk koko juga akan disimpan mengikut jenisnya supaya mudah dicapai oleh pengguna sistem.
Secara kesimpulannya Sistem Pengurusan Inventori Produk koko-HPA ini ialah sebuah sistem pengurusan yang bertujuan membantu dari segi meminimumkan masa pengurusan aset dan inventori sekaligus menjadikan pengurusan inventori ini lebih sistematik semasa mengaplikasikannya. Tempoh sistem ini akan dibangunkan berdasarkan perjalanan sistem yang digambarkan dalam bentuk carta gantt seperti pautan dibawah.
Sebelum ini pengiraan stok inventori dijalankan secara manual iaitu menggunakan sistem perfailan apabila adanya permintaan daripada pelanggan penyelia inventori akan merekodkan maklumat tersebut ke dalam fail. Masalah yang akan timbul daripada situasi ini ialah mungkin maklumat yang direkodkan itu tidak dapat disimpan secara sistematik apabila permintaan yang tinggi daripada pelanggan berlaku. Maka pengeluaran produk untuk dihantar kepada pelanggan tidak dapat dihantar kepada pelanggan mengikut masa yang ditetapkan. Oleh itu, sistem ini dibangunkan untuk menyelesaikan masalah yang timbul dan menggantikan sistem manual yang sedia ada.
1.3 Objektif
Objektif projek ini adalah untuk membangunkan sebuah Management Information System (MIS) Inventori Produk Koko bagi memastikan permintaan dan pengeluaran produk koko adalah seiring tanpa sebarang pembaziran.
1.4 Skop Projek
Skop projek dalam pembangunan MIS Inventori Produk Koko ini terbahagi kepada dua bahagian iaitu:
1.4.1 Skop Sistem
Sistem ini dibahagikan kepada beberapa modul iaitu :
a) Modul Permintaan Produk Koko
Di dalam modul ini, pentadbir akan melihat permintaan produk koko yang dibuat oleh pelanggan. Maklumat permintaan akan direkod oleh pentadbir dan berdasarkan maklumat tersebut, pentadbir akan membuat pengeluaran produk berdasarkan permintaan yang diperolehi.
b) Modul Pengeluaran dan Pengawalan Produk Koko
Di dalam modul ini, ianya melibatkan pengiraan stok produk koko yang akan di keluarkan berdasarkan permintaan pengguna. Selain itu, modul ini akan mengawal semua stok produk koko yang ada bagi mengelakkan pembaziran stok produk koko.
1.4.2 Skop Pengguna
Pengguna sasaran sistem ialah pentadbir atau penyelia yang menguruskan urusan berkaitan inventori produk koko yang dibuat oleh pelanggan.
a) Pentadbir Sistem yang akan dibangunkan akan dapat diakses oleh pentadbir yang mempunyai id pengguna dan kata laluan yang sah. Pentadbir akan mengemaskini maklumat berkaitan pengurusan inventori produk koko yang telah diterima.
1.5 Metodologi
Metodologi yang akan digunakan ialah SDLC dengan Model Air Terjun. Dalam metodologi ini terdapat empat fasa yang perlu dilakukan untuk membangunkan sistem ini iaitu fasa perancangan, fasa analisis, fasa reka bentuk dan fasa implimentasi
Rajah 1.0: Model Air Terjun (Dennis. A, 2006)1.5.1 Fasa Perancangan
Dalam Fasa Perancangan ini antara aktiviti yang terlibat ialah mengenalpasti tujuan sistem yang akan dibangunkan ini berdasarkan MIS – Inventori Produk Koko. Objektif sistem ini diperolehi dari penyataan masalah yang dinyatakan. Skop projek akan dikenal pasti untuk menentukan keterhadan pembangunan projek ini. Keseluruhan perjalanan sistem ini akan didokumentasikan dalam bentuk Carta Gantt.
1.5.2 Fasa Analisis
Kajian analisa dijalankan dengan menganalisa semua data dan maklumat yang dikumpul dalam Fasa Perancangan. Setelah semua data diperolehi, semuanya akan dikumpul untuk memenuhi kehendak yang diperlukan oleh sebuah sistem. Kajian Literatur pula dijalankan untuk membuat perbandingan dengan sistem yang sedia ada. Rajah Aliran Data (ERD) dan Rajah Hubungan Entiti (DFD) direka bagi menganalisa keseluruhan perjalanan sistem. Ia akan menunjukkan secara terperinci proses perjalanan data didalam sistem. Dalam fasa ini juga perkakasan dan perisian yang digunakan untuk membangunkan sistem juga akan dikenalpasti.
1.5.3 Reka Bentuk Sistem
Reka bentuk Sistem akan menunjukkan sistem ini beroperasi diantara pangkalan data dan antaramuka sistem. Reka bentuk sistem ini menunjukkan keseluruhan sistem ini melalui antaramuka pengguna. Di dalam fasa ini, antaramuka pengguna di reka bagi mengetahui pergerakan pengguna semasa menggunakan sistem ini. Pangkalan data yang digunakan adalah MySQL kerana MySQL merupakan satu sistem pengurusan pangkalan data yang stabil dan mempunyai keserasian bahasa skrip PHP.
1.5.4 Implimentasi Sistem
Implimentasi Sistem merupakan fasa pembinaan sistem sepenuhnya. Pada peringkat ini sistem akan diuji untuk memastikan dibina mengikut sepenuhnya dalam reka bentuk. Jika terdapat sebarang perubahan atau penambahbaikan akan segera dilakukan. Pada peringkat ini juga penyelenggaraan sistem dilakukan bagi memastikan sistem berfungsi dengan sebaiknya.
1.6 Keperluan Perkakasan Dan Perisian
Perkakasan dan perisian merupakan komponen penting dalam proses pembangunan sistem. Pemilihan keperluan perisian dan perkakasan dipilih mengikut kesesuaiannya dengan pembangunan MIS-Inventory Produk Koko.
A) Keperluan Perkakasan
i. Pemproses Pentium 2.1 GHz
ii. Cakera keras 80 Gb
iii. Ingatan Capaian Rawak
iv. Monitor VGA/LCD warna dan pencetak
v. Papan kekunci dan tetikus
B) Keperluan Perisian
i) Perisian Microsoft Project 2003
Perisian ini diperlukan untuk membuat jadual perancangan projek iaitu carta Gantt. Tujuannya adalah untuk membuat penjadualan rangka kerja dan sebagai panduan dalam melaksanakan aktiviti projek MIS-Inventory Produk Koko. Perisian ini dipilih kerana ia telah menyediakan format dan komponen tetap seperti tarikh mula dan akhir, milestone, deadline, task dan sebagainya untuk membantu pengguna membina Carta Gantt.
ii) Perisian Microsoft Visio 2003
Perisian ini digunakan untuk membina permodelan proses dan data bagi menggambarkan sistem dalam bentuk rajah aliran data (DFD), rajah konteks dan rajah hubungan entiti (ERD). Perisian ini menyediakan template dan simbol-simbol yang diperlukan di dalam permodelan proses untuk sesebuah projek. Penyediaan template dan simbol yang telah disediakan merupakan satu faktor utama mengapa perisian ini dipilih.
iii) Perisian Pangkalan Data
Perisian pangkalan data MySQL digunakan dalam membina sistem penempahan kenderaan ini. MySQL merupakan satu sistem pengurusan pangkalan data yang pantas dan stabil. Projek ini menggunakan perisian Easy PHP1-8. Pelayan MySQL mengawal capaian ke atas data bagi memastikan pelbagai pengguna boleh menggunakan sistem secara serentak dan memastikan data dicapai oleh pengguna yang layak sahaja. Pangkalan data ini dipilih berdasarkan keserasian bahasa skrip PHP yang digunakan. Di dalam enjin PHP terdapat fungsi-fungsi MySQL yang boleh digunakan secara terus. Easy PHP juga merupakan pelayan web di mana, pembangun tidak lagi perlu menggunakan pelayan web Apache untuk proses transaksi pengguna dan sistem.
iv) Perisian Web Editor
Perisian Macromedia Dreamweaver MX akan digunakan sebagai perisian web editor untuk merekabentuk antaramuka sistem penempahan kenderaan. Perisian ini dipilih kerana mudah untuk digunakan dan mempunyai keupayaan yang tinggi khususnya di dalam membangunkan sebuah halaman web yang bersifat interaktif serta dinamik.
v) Perisian Bahasa Skrip PHP
Bahasa skrip Pre-Hypertext Processor (PHP) digunakan sebagai bahasa pengaturcaraan bagi sistem penempahan kenderaan. Ia dipilih kerana berprestasi tinggi, mampu menyediakan antaramuka pangkalan data, mudah digunakan, kos rendah serta kemudahan mendapatkan kod sumber.
1.7 Kepentingan Projek
Sistem ini dapat memberi kepentingan kepada pentadbir ketika membuat pengurusan inventori produk koko supaya lebih sistematik dan teratur. Dengan adanya sistem ini, ia dapat membantu mengelakkan pembaziran penghasilan produk koko oleh pengeluar disamping memastikan pengeluaran produk koko adalah seiring dengan permintaan pelanggan.
1.8 Keputusan Jangkaan
Keputusan jangkaan bagi sistem yang dibangunkan ialah dapat membina sebuah MIS Inventori Produk Koko yang akan dapat membantu pentadbir bagi urusan inventori produk koko dengan lebih sistematik dan teratur. Selain itu, sistem ini akan menepati objektif yang dinyatakan iaitu memastikan permintaan dan pengeluaran produk koko adalah seiring tanpa sebarang pembaziran.
1.9 Carta Gantt
Rajah 2.0 Carta Gantt MIS-Inventori Produk Koko(Sila klik pada imej untuk paparan yang jelas)
Rujukan
Dennis, A. Wixom, B.H. Roth, R.M . (2006). ” Systems Analysis & Design.” Second Edition. New York:John Wiley
Hoffer, J.A, George, J.F, Valacich, J.S. (2002). “Systems Analysis & Design”. Third Edition. New Jersey : Prentice Hall
Lembaga Koko Malaysia
www.koko.gov.my (Capaian: 2 Ogos 2009)
